Faktoring – co to jest i jak to działa?

Faktoring jest usługą finansową, która polega na wykupie faktur od firm, które je wystawiły. Oferują ją faktorzy, którzy:

• finansują faktury wystawione przez ich klientów,
• otrzymują w zamian płatność od kontrahentów, którym były wystawione faktury, w terminach wymagalności.

Usługa jest oczywiście płatna dla firm wystawiających faktury, jednak w zamian mogą one liczyć na szybsze uzyskanie należnych środków. To przekłada się na wyeliminowanie ryzyka powstawania zatorów płatniczych, które mogłyby uniemożliwić prowadzenie działalności.

Firmy, które wykupują faktury, są nazywane faktorami. Najczęściej do tej grupy zalicza się instytucje finansowe oraz banki. Są to podmioty o wysokiej stabilności finansowej, które mogą zapewnić klientom biznesowym wsparcie w tej postaci – zarówno na małą, jak i na znacznie większą skalę. Limity finansowania wynoszą najczęściej od kilkunastu tysięcy do nawet kilku milionów złotych.

Faktorant jest drugą stroną umowy faktoringowej. Tym słowem określa się firmę, która wystawiła fakturę z odroczonym terminem płatności i korzysta z jej wcześniejszego finansowania. Jest ona klientem faktora.

W procesie faktoringu bierze też udział dłużnik faktoranta – jest to osoba lub firma, na którą została wystawiona faktura objęta finansowaniem.

1. Faktorant przekazuje faktury do faktora
   Wystawiasz fakturę swojemu klientowi i na mocy wcześniej ustalonych warunków współpracy i zawartej umowy przekazujesz fakturę do faktora. Faktorant może przekazać faktorowi pojedynczy dokument lub nawet całą dużą grupę faktur z odroczonym terminem płatności.
2. Faktor wykupuje faktury
   Faktor weryfikuje dokumenty przesłane przez klienta. Kiedy je zaakceptuje, dokonuje szybkiego przelania środków na konto faktoranta. Nie jest to cała kwota, na jaką opiewa faktura. Najczęściej to 80-90% środków, które mają być pozyskane od dłużnika faktora. Może to też być zaliczka na poziomie 50-90%. Ostateczna wartość wykupu zależy od warunków uzgodnionych między stronami.
3. Faktor otrzymuje należność za fakturę od podmiotu, na który była ona wystawiona
   Kontrahent, który otrzymał fakturę z odroczonym terminem płatności, najczęściej musi ją uiścić bezpośrednio faktorowi. Kiedy instytucja finansowa otrzyma środki, może Ci wypłacić pozostałą część należnych środków (jeśli wcześniej przekazała tylko zaliczkę) i pobrać opłatę z tytułu faktoringu.

Faktoring nie jest usługą, która jest ściśle regulowana przepisami prawa. Dlatego też zasady współpracy między faktorem a faktorantem są ustalane na podstawie ogólnych reguł zawierania umów zdefiniowanych w Kodeksie cywilnym. Warunki, na jakich jest świadczona usługa finansowania faktur, są uzależnione od faktora. Najczęściej jednak jest wiele punktów zbieżnych takich kontraktów.

• Stronami umowy faktoringowej są faktor i faktorant. Podmiot, na który została wystawiona faktura objęta usługą nie zawsze musi być informowany o tym fakcie. Wszystko zależy od tego, jaki typ faktoringu został wybrany. Pewne jest jednak, że dłużnik faktoranta nie musi wyrażać zgody na wykup takiej wierzytelności.
• Najczęściej umowa faktoringowa obejmuje przekazanie cesji wierzytelności faktoranta na faktora. Na tej podstawie instytucja finansowa udziela zgody na sfinansowanie zobowiązania – poprzez jego wykup lub udzielenie pożyczki/zaliczki.
• W takim dokumencie precyzyjnie ustala się wynagrodzenie dla faktora. Najczęściej jest to po prostu prowizja o określonej wartości procentowej (np. 2% za każdy miesiąc). Mogą się też pojawić inne koszty.
• Umowa zawiera również informacje o tym, co dzieje się na wypadek, gdyby dłużnik faktoranta nie zapłacił faktury w terminie. To, kto ponosi odpowiedzialność finansową w takiej sytuacji, zależy od typu stosowanego faktoringu.
• Kontrakt jest najczęściej zawierany na czas nieokreślony – zazwyczaj współpraca z faktorantem jest planowana w długofalowej perspektywie. Dzieje się tak, zwłaszcza gdy firma wystawiająca faktury ma grupę stałych klientów.

Jest jeden kluczowy wymóg, który musi być spełniony, aby faktor zdecydował się na sfinansowanie faktury. Termin jej płatności nie może być już przekroczony. Jeśli tak się stało, nie można skorzystać z faktoringu i trzeba poszukać innych sposobów na pozbycie się kłopotliwej wierzytelności.

Warto też pamiętać, że firmy faktoringowe przeprowadzają analizę faktur, które mają sfinansować. Mogą je zweryfikować i określić ryzyko problemów z odzyskaniem należnych środków. Dzieje się tak, zwłaszcza gdy w grę wchodzi tzw. faktoring pełny, w którym to faktor przejmuje na siebie całkowitą odpowiedzialność za wykupioną wierzytelność.

Faktoring jest bardzo zróżnicowaną usługą finansową. Z uwagi na pełną swobodę ustalania warunków współpracy między faktorem a firmą wystawiającą faktury można wyróżnić wiele rodzajów takiej usługi. Oto na jakie podkategorie można podzielić faktoring.

Podstawowa różnica między rodzajami faktoringu jest związana z tym, kto bierze na siebie odpowiedzialność w sytuacji, gdy dłużnik faktoranta nie zapłaci faktury w terminie. W tym kontekście można wyróżnić:

• faktoring pełny (bez regresu),
• faktoring niepełny (z regresem),
• faktoring mieszany.

Faktoring pełny, inaczej bez regresu, to usługa, w ramach której faktor bierze na siebie ryzyko tego, że przejęta faktura nie zostanie uregulowana. To po jego stronie leży jej ewentualna windykacja. Firma, która odsprzedała swoje faktury, nie musi się o nic martwić. Daje jej to więc największe poczucie stabilności finansowej i dużą gwarancję utrzymania płynności.

Trzeba jednak pamiętać, że:

• faktoring pełny jest udzielany przez instytucje wyłącznie po dokładnej weryfikacji zdolności finansowych kontrahentów i najczęściej z obowiązkiem zabezpieczenia umowy polisą. To zrozumiałe, ponieważ faktor musi zminimalizować ryzyko straty po swojej stronie;
• ten typ faktoringu wiąże się zazwyczaj z najwyższymi kosztami dla faktoranta. Możesz się spodziewać wysokiej prowizji. Wynika ona m.in. ze sporego ryzyka dla faktora.

Kiedy więc taka forma usługi się opłaca? Głównie gdy Twoja firma jest nastawiona na dynamiczne pozyskiwanie nowych kontrahentów, a jednocześnie chce do minimum ograniczyć ryzyko utraty płynności finansowej.

Faktoring niepełny (z regresem) to usługa, w ramach której odpowiedzialność za nieuregulowanie faktury przez kontrahenta spoczywa na faktorancie. Przy zawarciu umowy tego typu faktor może zażądać zwrotu zaliczki wypłaconej na poczet faktury, jeśli ta nie została zapłacona. W takiej sytuacji następuje więc regres, czyli ponowne przeniesienie zobowiązania na wierzyciela pierwotnego (faktoranta). To on będzie musiał przeprowadzić jego windykację.

Usługa w tej postaci wiąże się więc z większym ryzykiem dla firmy, która potrzebuje finansowania faktur. Jednak z drugiej strony:

• faktoring niepełny jest znacznie tańszą usługą – faktorzy są skłonni do obniżenia prowizji, ponieważ ich zysk jest de facto gwarantowany;
• ta usługa nie wiąże się z dużą ilością formalności czy rozbudowaną weryfikacją kontrahentów – Twoja firma otrzyma środki na pokrycie faktur w bardzo krótkim czasie, niekiedy nawet w ciągu kilkunastu minut.

Dlatego ta forma faktoringu również może być bardzo opłacalna. Jest szczególnie polecana, gdy chcesz nią objąć przewidywalne zobowiązania stałych klientów – takich, co do których rzetelności masz pewność. Wówczas faktoring nie będzie się wiązał z dużym ryzykiem ani z bardzo wygórowanymi kosztami.

Faktoring mieszany łączy cechy dwóch poprzednich opisanych rodzajów usługi. W tym modelu odpowiedzialność za nieopłacenie faktury jest dzielona między faktora a faktoranta. W praktyce instytucja wykupująca wierzytelność przejmuje za nią odpowiedzialność do określonej kwoty. Jeśli ta wartość zostanie przekroczona, to faktorant ponosi konsekwencje.

To rozwiązanie stanowi kompromis między faktoringiem pełnym i niepełnym. Dlatego może się przekładać na ograniczoną weryfikację kontrahentów przez faktora oraz na niezbyt wysokie koszty obsługi.

Inny podział faktoringu jest dokonywany ze względu na to, czy i w jaki sposób o cesji wierzytelności zostanie powiadomiony kontrahent. W tym kontekście można wymienić:

• faktoring jawny (otwarty),
• faktoring tajny (cichy),
• faktoring półotwarty.

Faktoring jawny to taki, w którym dłużnik zostaje powiadomiony o cesji wierzytelności niezwłocznie po tym, jak zostanie ona dokonana. W praktyce kontrahent otrzymuje pismo informujące go, że za fakturę ma zapłacić we wcześniej ustalonym terminie, ale na konto faktora, a nie wystawcy.

Warto wiedzieć, że faktoring jawny jest najtańszą wersją tej usługi. Może się jednak wiązać z wyzwaniami wizerunkowymi dla firmy, która korzysta z takiego finansowania. Kontrahenci mogą to odebrać np. jako:

• próbę wywierania presji w związku z płatnością;
• sygnał problemów z wypłacalnością firmy.

Jeśli więc decydujesz się na skorzystanie z takiego rozwiązania, koniecznie poinformuj o tym swoich klientów z wyprzedzeniem. Wówczas unikniesz niedopowiedzeń.

Faktoring cichy lub tajny polega na tym, że kontrahent, który ma zapłacić fakturę, nie jest informowany o tym, że jest ona finansowana przez podmiot trzeci. Takie rozwiązanie jest możliwe wówczas, gdy nie doszło do cesji wierzytelności i to firma wystawiająca fakturę nadal ponosi odpowiedzialność za jej niespłacenie. A zatem faktoring cichy to zazwyczaj jednocześnie faktoring niepełny.

Jeśli zdecydujesz się na tę opcję, firma faktoringowa wypłaci Ci zaliczkę na poczet faktury z odroczonym terminem płatności. Kiedy upłynie jej termin wymagalności, będziesz zobowiązany do przelania środków na konto faktora – z uwzględnieniem należnego mu wynagrodzenia.

Ta opcja może być korzystna, jeśli chcesz utrzymać fakt finansowania faktur w tajemnicy – tak, aby nie wpłynęło to na wizerunek Twojego biznesu.

Warto jednak pamiętać, że faktoring cichy może być nieco droższy niż jawny, ale też łatwiejszy do uzyskania. Ten proces, z uwagi na brak cesji wierzytelności, jest mniej ryzykowny dla faktora.

Półotwarty faktoring to taki, w którym informacja o cesji wierzytelności jest przekazywana kontrahentowi, tylko jeśli spóźni się z płatnością. W takiej sytuacji jest do niego wysyłane pismo z wezwaniem do zapłaty należności nowemu wierzycielowi.

Rodzaje faktoringu można także wskazać z uwagi na to, skąd pochodzą kontrahenci, którym są wystawiane faktury objęte usługą. W tym kontekście wymienia się:

• faktoring krajowy – finansowaniu podlegają jedynie faktury wystawione kontrahentom znajdującym się na terenie Polski. Również faktoranci muszą działać na obszarze RP. Wówczas można zastosować faktoring pełny, niepełny oraz mieszany;
• faktoring międzynarodowy – dzieli się go na importowy oraz eksportowy.

Pierwszy typ jest przeznaczony dla krajowych firm, które dokonują zakupu towarów na zagranicznym rynku, natomiast drugi dla przedsiębiorstw z Polski, które sprzedają swoje towary poza kraj. Ta usługa często odbywa się w modelu faktoringu pełnego.

Zasady faktoringu mogą się różnić także w odniesieniu do momentu, kiedy firma sprzedająca faktury otrzyma pieniądze. W tym kontekście wymienia się:

• faktoring dyskontowy,
• faktoring zaliczkowy,
• faktoring wymagalnościowy.

Tę formę faktoringu określa się również przyspieszoną. W tym modelu firma, która korzysta z usług faktora, otrzymuje płatność z tytułu przekazanej wierzytelności „od ręki”. Najczęściej dzieje się to w ciągu kilkunastu minut od przekazania dokumentów. Trzeba pamiętać, że wypłata środków jest z automatu pomniejszana o prowizję, która może wynieść nawet do kilkudziesięciu procent wartości faktury.

Taki typ faktoringu określa się też awansowym. Jeśli się go stosuje, firma faktoringowa od ręki wypłaca zaliczkę na poczet płatności związanej z wierzytelnością. Pozostała kwota, oczywiście z odjętą prowizją faktora, jest regulowana, kiedy kontrahent zapłaci zobowiązanie. Oznacza to, że środki są wypłacane w dwóch ratach.

W tym modelu kwota należna z faktury jest wypłacana firmie, która korzysta z usługi, w momencie wymagalności zapłaty. Ten typ faktoringu stanowi więc po prostu dodatkową gwarancję otrzymania na konto należnych środków, a nie sposób na przyspieszenie uzyskania środków za wykonane usługi/dostarczone produkty.

Odwrócony albo odwrotny faktoring jest specjalnym rodzajem tej usługi. Jest ona przeznaczona dla firm, które chcą wydłużyć termin spłaty własnych zobowiązań. Jak to działa? Zasada jest prosta:

• Twoja firma otrzymuje fakturę za dostarczone jej produkty/usługi (mogą to być np. towary do Twojego sklepu internetowego);
• chcesz wydłużyć sobie czas na zapłatę tego zobowiązania, np. po to, aby nie mrozić środków na koncie i zyskać „przestrzeń” na uzyskanie zysku, który pokryje zapłatę;
• zgłaszasz się do faktora, który reguluje w Twoim imieniu tę należność i daje Ci odpowiednio dużo czasu na to, abyś zwrócił tę sumę oraz należną mu prowizję.

Przy korzystaniu z faktoringu odwrotnego faktor staje się wierzycielem swojego klienta.

Koszty faktoringu są uzależnione od ustaleń między faktorem a faktorantem. Nie istnieją żadne ustawowe regulacje, które ograniczałyby możliwość ustalania warunków w tym zakresie. Pewne jest jednak, że:

• koszty faktoringu pokrywa firma, która korzysta z takich usług;
• stawki za faktoring są uzależnione m.in. od rodzaju świadczonej usługi, a także zakresie współpracy faktoranta z instytucją finansową.

Na ostateczną cenę za faktoring składają się zazwyczaj:

• prowizja faktora za udzielone wsparcie – może ona wynieść od kilku dziesiątych procenta do kilku procent wartości wierzytelności w skali miesiąca;
• opłata administracyjna za uruchomienie faktoringu, tj. rozpatrzenie wniosku, przygotowanie dokumentacji itp. (często nie jest pobierana, zwłaszcza przy umowach długoterminowych).

W niektórych modelach opłaty za faktoring mogą też obejmować:

• odsetki z tytułu zaliczki wypłaconej na poczet faktury;
• dzienne oprocentowanie obliczane na bazie WIBOR + marża faktora;
• koszty związane z windykacją należności od kontrahenta – np. z tytułu wysłanych do niego monitów, przypomnień czy wezwań dyscyplinujących;
• opłata z tytułu niewykorzystania zadeklarowanego obrotu faktoringowego.

Z uwagi na tak duże zróżnicowanie stawek i prowizji, należy porozmawiać o kosztach faktoringu jeszcze przed rozpoczęciem współpracy z daną instytucją finansową. Pozwoli to uniknąć nieporozumień czy niepotrzebnych wydatków.

Korzyści związane z faktoringiem dla przedsiębiorcy są bardzo rozległe. Oto te najważniejsze.

Lepsza płynność finansowa firmy

Firma, która korzysta z faktoringu, nie musi się obawiać nierzetelnych kontrahentów ani tego, że wystawienie wielu faktur z odroczonym terminem płatności spowoduje zatory płatnicze. Faktor zapewni stały dopływ gotówki – mimo że ostateczny zysk firmy korzystającej z tych usług będzie w efekcie nieco niższy.

Poprawa konkurencyjności oferty

Klienci oczekują wydłużonych terminów płatności za produkty i usługi „w standardzie”. Często to jeden z ważnych punktów do omówienia podczas negocjacji ostatecznej ceny. Taki argument przydaje się też przy pokonywaniu obiekcji potencjalnego kupującego.

Faktoring pozwala zapewnić wydłużony termin płatności w sposób bezpieczny dla firmy.

Często niższe koszty niż w przypadku kredytu obrotowego i pożyczek

Chociaż korzystanie z faktoringu wiąże się z kosztami, to mogą być one znacznie niższe niż opłaty z tytułu kredytu obrotowego lub innych produktów bankowych. Wszystko oczywiście zależy od wybranego wariantu usługi faktoringowej. Warto jednak porównać dokładnie wszystkie stawki.

Brak konieczności przedstawiania zabezpieczeń przy uzyskaniu finansowania

Faktoring nie wiąże się np. z koniecznością zastosowania zastawu czy wpisu do hipoteki nieruchomości przynależnej do firmy. Instytucja finansowa może co najwyżej wymagać wykupienia ubezpieczenia wierzytelności podlegającej faktoringowi. Wiąże się to jednak ze znacznie mniejszą liczbą formalności do dopełnienia.

Łatwy dostęp do usług faktoringu

Faktoring – zwłaszcza niepełny czy mieszany – nie wiąże się z dużym ryzykiem dla instytucji, która udziela finansowania. Dlatego firma, która chce skorzystać z takich usług, nie musi mieć np. dużej zdolności kredytowej. Decyzja o faktoringu jest wydawana nawet w ciągu kilku – kilkunastu minut po przesłaniu faktur.

Faktoring, podobnie jak każda inna usługa finansowa, ma również niewielkie wady. Trzeba je wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji.

Należy przede wszystkim pamiętać o tym, że:

• niektóre formy faktoringu są kosztowne – wysoka cena dotyczy w szczególności wariantu bez regresu, ponieważ wiąże się on z największym ryzykiem dla faktora;
• pewne typy tej usługi mogą wpływać negatywnie na wizerunek Twojej firmy – mowa oczywiście o faktoringu jawnym. Jeśli nie chcesz, aby klient wiedział, że pozyskujesz finansowanie na opłatę jego zobowiązań przed czasem, wybierz odpowiedni wariant tego rozwiązania (faktoring cichy lub półotwarty);
• tradycyjny faktoring wyklucza finansowanie sprzedaży detalicznej, gotówkowej i komisowej – kontrahentem, na którego jest wystawiona faktura, musi być firmą lub instytucją.

Faktoring to narzędzie, które ma swoje zalety oraz wady. Warto zatem rozważyć skorzystanie z niego – szczególnie gdy:

• działasz na rynku B2B;
• wystawiasz dużą liczbę faktur z odroczonym terminem płatności;
• zależy Ci na zachowaniu płynności finansowej i poprawie bezpieczeństwa zawieranych transakcji;
• chcesz poprawić swoją konkurencyjność;
• interesuje Cię wzmocnienie wskaźników i struktury bilansu firmy – faktoring nie podnosi Twojego zadłużenia ani nie obniża zdolności kredytowej firmy.

Pamiętaj jednak, że aby ta usługa się opłacała, potrzebujesz sprawdzonego partnera. Poświęć więc wiele uwagi wyborowi faktora. Powinien to być podmiot, który zapewni Ci uczciwe i przejrzyste warunki współpracy.

Porównanie ofert faktoringowych jest obecnie bardzo proste – zwłaszcza że usługi w tym zakresie są świadczone głównie w modelu online. Analizując je, warto zwrócić uwagę na:

• opłaty i prowizje z tytułu udzielonego faktoringu;
• limit na finansowanie faktur;
• czas przelewu środków na Twoje konto;
• dodatkowe usługi – np. ubezpieczenie wierzytelności, waluty rozliczania transakcji itp.

Ważne są również ograniczenia w korzystaniu z usług faktoringu. Faktorzy mogą określać minimalny czas działania firmy, np. 6 miesięcy. Jeśli instytucją finansującą faktury jest bank, może on też wymagać otwarcia w nim konta lub skorzystania z innych produktów z oferty.